최근 철도보호지구 행위신고서를 제출하였음에도 불구하고 담당자가 업무가 과중하다는 이유로 다시 신고서를 제출할 것을 요구하여 제출하였으나 보완요구 등을 통해 신고 수리 기간이 길어지게 되어 공사에 차질을 겪고 있다고 하며 상담을 요청한 사례가 있었다.(구체적 사실관계에 대해서는 다툼의 여지가 있다.)

인·허가 대리를 업으로 하는 행정사로서는 인허가 신청의 대리 과정에서 접수된 민원문서가 반려되는 경우 당혹스러울 수 밖에 없다.

민원처리법 등에 따라서 반려할 수 있는 경우와 반려할 수 없고 실질적 처분을 하여야할 경우에 대한 기준이 될 수 있는 판결을 소개한다.

민원처리법 제9조 제1항, 제22조 제1항, 같은 법 시행령 제24조 제1항, 제3항, 제25조 제1항에 따르면, 행정기관의 장은 민원의 신청을 받았을 때에는 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 그 접수를 보류하거나 거부할 수 없고, 접수된 민원문서를 부당하게 되돌려 보내서는 아니 되며, 접수한 민원문서에 보완이 필요한 경우에는 상당한 기간을 정하여 지체없이 민원인에게 보완을 요구하여야 하고, 민원인이 기간 내에 민원문서를 보완하지 아니한 경우에는 그 이유를 분명히 밝혀 접수된 민원문서를 되돌려 보낼 수 있다. 그런데 위 규정에 정해진 보완의 대상이 되는 흠은 보완이 가능한 경우이어야 함은 물론이고, 그 내용 또한 형식적‧절차적인 요건이거나, 실질적인 요건에 관한 흠이 있는 경우라도 그것이 민원인의 단순한 착오나 일시적인 사정 등에 기한 경우 등이라야 한다(대법원 2004. 10. 15. 선고 2003두6573 판결 등 참조). 

행정규제및민원사무기본법 제9조 제3항, 같은법시행령 제26조 제1항, 제2항, 제27조 제1항에 의하면 행정기관은 민원인으로부터 민원서류를 제출받았을 때에는 다른 법령에 특별한 규정이 없는 한 그 접수를 보류 또는 거부할 수 없고, 그 민원서류에 흠결이 있다고 인정할 때에는 2회에 걸쳐 보완 또는 보정을 요구한 이후에 그 보완 또는 보정이 없을 때에 비로소 접수된 민원서류를 반려할 수 있도록 규정되어 있는바, 그 규정 소정의 보완 또는 보정의 대상이 되는 흠결은 보완 또는 보정이 가능한 경우이어야 함은 물론이고, 그 내용 또한 형식적·절차적인 요건에 한하고 실질적인 요건에 대하여까지 보완 또는 보정요구를 하여야 한다고 볼 수 없다.[대법원 1996. 10. 25. 선고 95누14244 판결]

건축불허가처분을 하면서 그 사유의 하나로 소방시설과 관련된 소방서장의 건축부동의 의견을 들고 있으나 그 보완이 가능한 경우, 보완을 요구하지 아니한 채 곧바로 건축허가신청을 거부한 것은 재량권의 범위를 벗어난 것이라고 한 사례로서 “소방서장은 옥내소화전과 3층 피난기구가 누락되어 있고, 전력구 규모가 명시되지 않아 법정 소방시설의 검토가 불가능하다는 이유로 건축부동의 의견을 제시하였고, 이 사건에서 소방서장이 건축부동의로 삼은 위와 같은 사유들은 그 내용에 비추어 볼 때 보완이 가능한 것으로서 위와 같은 사유들에 대하여 보완요청을 한 다음 그 허가 여부를 판단함이 상당하고 그 보완을 요구하지도 않은 채 곧바로 이 사건 신청을 거부한 것은 재량권의 범위를 벗어난 것이어서 위법하다(대법원 2004. 10. 15. 선고 2003두6573 판결).

석유판매업허가신청반려처분을 하면서 허가와 관련한 실질적인 사유로 그 신청내용의 미비점에 대하여 보정, 보완요구를 하지 아니하였다 하여 이를 위법한 것이라거나 재량권을 일탈한 처분이라고 할 수는 없다라고 한 사례로서 “주유소부지 및 그 시설일부가 개발촉진지역(농지개발지구)에 저촉되어 국토이용관리법령의 규정에 위배되어 불허가사유에 해당되며 또 위 주유소부지를 경작지역 내로 축소하는 내용의 지적평면도를 제출보완한다 하여도 기왕 접수된 사업계획서, 시설배치도 등 그 주요서류의 대부분을 새로 작성함이 불가피하게 되어 사실상 새로운 신청에 해당한다 할 것이므로 이러한 취지에서 한 피고의 이 사건 반려처분은 정당하다[대법원 1991. 6. 11. 선고 90누8862 판결].

전기사업변경허가반려처분을 하면서 허가와 관련한 실질적인 요건에 관한 것으로 반려처분이 위법하다는 사례로서 ”경주시장은 2022. 1. 24. 피고에게 원고들의 이 사건 신청에 대하여 ‘주민찬성 의견이 상당히 확보되었다고 하나 반대 민원과 대립하는 상황이고, 신청지는 생태·자연도 2등급, 산사태위험 1·2등급지 등이 포함된 지역이며, 자연경관 및 주변경관이 수려한 청정지역이므로 대규모 개발 사업을 지양하여 경관의 관리가 필요하다는 부서 검토의견을 수용하여 처리함이 바람직하다’는 의견을 제출하였고, 위 의견서에는 원고들의 신청이 개발행위허가, 농지전용허가, 산지전용허가 등의 대상임을 전제로 관련 법령상의 기준에 따른 내부 부서의 개별 검토의견이 첨부되어 있다. 피고는 경주시장의 위와 같은 의견에 따라 산사태 대책의 필요와 자연경관 및 환경 보전의 필요를 이 사건 처분사유로 제시하였다. 피고가 민원문서를 반려한 사유는 앞서 본 것과 같이 형식적·절차적인 요건이거나, 원고들의 단순한 착오나 일시적인 사정 등에 기한 실질적인 요건에 관한 흠과 관련한 것이 아니라 전기사업법 시행규칙 제7조 제3항 등에서 정하는 전기사업 허가와 관련한 실질적인 요건에 관한 것이므로, 이를 이유로 민원처리법에 따라 민원문서를 반려할 수는 없고, 피고는 원고들의 전기사업변경허가 여부에 관한 실질적인 심리를 하여 적정한 처분을 하였어야 한다.[대구지방법원 2022구합24475,2023.7.13.판결]